KSEF a ustawa o rachunkowości

KSEF a ustawa o rachunkowości – co to oznacza w praktyce?

Z dniem 1 lutego 2026 r. weszły w życie istotne zmiany w przepisach dotyczących fakturowania i archiwizacji dokumentów księgowych. Zmiany te są konsekwencją wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i mają bezpośredni wpływ zarówno na obowiązki podatkowe, jak i na zasady prowadzenia rachunkowości.

Nowe regulacje wynikają z ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. poz. 1598 ze zm.), zwanej dalej „ustawą o KSeF”.

---

KSEF a ustawa o rachunkowości – Obowiązek stosowania KSeF – terminy

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF wprowadzany jest etapami:

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Dodatkowo, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r., podatnicy objęci obowiązkiem KSeF mogą nadal wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowana tymi fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł.

---

KSEF a ustawa o rachunkowości – KSeF a archiwizacja faktur – kluczowe zmiany

Wdrożenie KSeF ma istotne znaczenie nie tylko dla procesu fakturowania, ale również dla przechowywania dokumentów. System ten przejmuje obowiązek archiwizacji faktur wystawianych za jego pośrednictwem.

Zgodnie z nowym brzmieniem art. 112aa ustawy o VAT, obowiązującym od 1 lutego 2026 r.:

• faktury ustrukturyzowane przesłane do KSeF są przechowywane w systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione,
• w tym zakresie nie stosuje się przepisów art. 112 i 112a ustawy o VAT,
• jeżeli jednak okres przechowywania faktur w KSeF upłynie przed terminem przedawnienia zobowiązania podatkowego, podatnik ma obowiązek przechowywać te faktury poza KSeF do czasu upływu terminu przedawnienia.

---

KSEF a ustawa o rachunkowości – Nowy art. 73a ustawy o rachunkowości – co się zmienia?

W związku z wdrożeniem KSeF, do ustawy o rachunkowości dodano art. 73a, który dostosowuje zasady archiwizacji dokumentów księgowych do nowych realiów cyfrowych.

Zgodnie z tym przepisem:

• nie stosuje się art. 71 ust. 1 oraz art. 73 ust. 1, 2 i 4 ustawy o rachunkowości do dowodów księgowych przechowywanych w KSeF,
• jeżeli okres przechowywania dowodów księgowych w KSeF jest krótszy niż wymagany okres archiwizacji wynikający z ustawy o rachunkowości, jednostka ma obowiązek przechowywać te dokumenty samodzielnie do czasu upływu właściwego terminu.

---

KSEF a ustawa o rachunkowości – Co to oznacza dla jednostek prowadzących księgi rachunkowe?

W praktyce oznacza to, że:

• faktury wystawione i przechowywane w KSeF nie muszą być archiwizowane w jednostce, o ile 10-letni okres przechowywania w systemie pokrywa się z wymaganiami ustawy o rachunkowości,
• KSeF może stać się jedynym miejscem przechowywania faktur przez cały wymagany okres archiwizacji,
• jednostki powinny jednak monitorować sytuacje, w których terminy przechowywania wynikające z przepisów podatkowych i bilansowych nie są tożsame.

---

Podsumowanie

Zmiany wprowadzone wraz z KSeF to kolejny krok w stronę pełnej cyfryzacji procesów finansowo-księgowych. Dla wielu jednostek oznaczają one uproszczenie obowiązków archiwizacyjnych, ale jednocześnie wymagają świadomego zarządzania dokumentacją oraz dostosowania procedur rachunkowych do nowych regulacji.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak zmiany związane z KSeF wpływają na Twoją organizację lub potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu nowych zasad – zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem.