Dokumentacja pracownicza

Dwie istotne zmiany w zakresie akt pracowniczych są planowane od 1 stycznia 2019r:

1. przechowywanie akt pracowniczych – skrócenie z 50 lat do 10 lat,
2. możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej.

 

Dokumentacja pracownicza 

• Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019r. 
•  Dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019r. będzie mogła być przechowywana przez 10 lat.
•  Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone raporty imienne miesięczne pracowników i zleceniodawców zawierające dane pozwalające ZUS ustalić wysokość emerytury, renty. Dane te zostaną zapisane na koncie ubezpieczonego.
•  W związku z tym, pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii zatrudnienia  i uzyskiwać od pracodawcy zaświadczeń      zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

 

• Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999r. do 31 grudnia 2018r.  
• Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019r. również będzie mogła być przechowywana przez 10 lat zamiast 50.
• Pracodawca będzie mógł z tego skorzystać jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty poszczególnych pracowników. Jeśli zdecyduje się na to rozwiązanie to będzie musiał kontynuować to rozwiązanie również w przyszłości.
• Jeśli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych będzie musiał przechowywać dokumentację przez 50 lat.

 

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999r. 
• Pracodawcy będą musieli przechowywać dokumentację przez 50 lat.

ZUS/pracodawcy będą szczegółowo informować pracowników o okresie przechowywania dokumentacji.

 

Dokumentacja pracownicza – e – dokumentacja

Od 1 stycznia 2019r. dokumentacja osobowa i płacowa będzie mogła być przechowywana w formie elektronicznej. Jeśli się na to zdecyduje dokumentacja będzie mogła być zeskanowana i podpisana elektronicznym podpisem kwalifikowanym.

 

Wynagrodzenie na konto

Obecnie, jeśli pracownik chciałabym otrzymać wynagrodzenie na konto, musi złożyć stosowane oświadczenie.

Od 1 stycznia 2019r. wynagrodzenie pracownika w domyśle przekazywane jest na konto. Jeśli pracownik chciałabym otrzymywać je w gotówce powinien złożyć stosowane oświadczenie.