KseF
Iwona Naumczyk - 30 listopada 2025
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – wszystko, co musisz wiedzieć przed obowiązkowym wdrożeniem
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowoczesny system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który już wkrótce stanie się obowiązkowym narzędziem do wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Jego celem jest usprawnienie obiegu dokumentów oraz zwiększenie kontroli nad rozliczeniami podatkowymi.
W poniższym opracowaniu prezentujemy najważniejsze informacje dotyczące działania KSeF, terminów, wyjątków oraz przygotowania organizacji do zmian.
Czym jest KSeF?
KSeF to system, który umożliwia:
- wystawianie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych,
- odbieranie i przechowywanie dokumentów,
- nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom.
Korzystać z niego będą wszyscy przedsiębiorcy wystawiający faktury – niezależnie od statusu VAT – z nielicznymi wyjątkami ustawowymi.
System ma służyć organom podatkowym jako narzędzie do analizy i weryfikacji poprawności wystawianych faktur oraz rozliczeń.
Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?
Terminy wdrożenia systemu zostały podzielone na dwie grupy przedsiębiorców:
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla firm, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podmiotów.
Ważne:
Odbieranie faktur w KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r.
Kto jest zwolniony z obowiązku wystawiania faktur w KSeF?
Wyłączenia obejmują m.in.:
- podatników bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
- wybrane przypadki świadczenia usług (np. bilety jednorazowe, przewozy osób, autostrady),
- procedury OSS, IOSS, międzynarodowy przewóz drogowy osób,
- usługi zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ustawy o VAT,
- procedury samofakturowania w określonych przypadkach,
- faktury papierowe/elektroniczne do limitu 10 000 zł miesięcznie – do końca 2026 r.,
- paragony uznane za faktury do 450 zł – do końca 2026 r.
Wystawianie faktur w KSeF
W KSeF można wystawiać wszystkie standardowe faktury VAT.
Dodatkowo od 1 kwietnia 2026 r. możliwe będzie fakultatywne wystawianie faktur VAT RR i korekt VAT RR (FA_RR(1)).
Dokumenty, których nie przesyła się do KSeF
- faktury proforma,
- dokumenty wewnętrzne,
- noty uznaniowe i obciążeniowe,
- rachunki w rozumieniu Ordynacji podatkowej,
- noty korygujące (zostają zniesione od 1 lutego 2026 r.),
- duplikaty faktur (nie będą wystawiane po wprowadzeniu KSeF).
Nadawanie uprawnień
JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza)
Nie wymaga zgłoszeń. Właściciel automatycznie posiada uprawnienia właścicielskie, pod warunkiem że potwierdzi tożsamość (np. profilem zaufanym).
Spółki
Spółka musi:
- Złożyć formularz ZAW-FA – zgłoszenie pierwszej osoby uprawnionej (KSeF Master).
- Po rejestracji nadać kolejne uprawnienia (np. biuro rachunkowe, pracownicy).
- Generować tokeny lub certyfikaty KSeF.
Uwierzytelnianie – tokeny i certyfikaty
Tokeny
- generowane przez KSeF po uwierzytelnieniu,
- zawierają przypisane uprawnienia,
- dostępne w wersji produkcyjnej od 1 lutego 2026 r.,
- można ich używać do końca 2026 r.
Od 2027 r. tokeny zostaną zastąpione wyłącznie certyfikatami KSeF.
Certyfikaty KSeF
Dwa typy:
- Typ 1 – do logowania systemów
- Typ 2 – offline – potwierdzający tożsamość wystawcy faktury
Certyfikaty staną się jedynym środkiem uwierzytelnienia automatycznego od 1 stycznia 2027 r.
Tryby wystawiania faktur: ONLINE i OFFLINE
KSeF funkcjonuje w dwóch trybach:
Tryb ONLINE
Wystawienie i przesłanie faktury następuje w czasie rzeczywistym.
Tryb OFFLINE
Faktura powstaje poza KSeF, ale musi być wysłana do systemu w odpowiednim terminie.
Procedury szczególne:
- offline24 – brak internetu,
- offline – niedostępność KSeF,
- tryb awaryjny – awaria ogłoszona przez MF.
Różnią się terminami dosłania dokumentu oraz zasadami oznaczania kodami QR.
Jak wygląda faktura ustrukturyzowana?
Faktura ustrukturyzowana to dokument w formacie XML z nadanym numerem systemowym KSeF.
Najważniejsze zasady:
- numer KSeF jest nadawany automatycznie po przesłaniu dokumentu,
- numer własny faktury pozostaje po stronie podatnika,
- data wysłania = data wystawienia i jednocześnie data otrzymania przez nabywcę,
- nie można wystawić faktury z datą wsteczną.
Sankcje KSeF – od 1 stycznia 2027 r.
Kary będą nakładane za:
- niewystawienie faktury ustrukturyzowanej,
- błędne wystawienie faktur podczas awarii lub niedostępności systemu,
- nieterminowe wysłanie faktur wystawionych w trybie offline.
Sankcje:
- do 100% podatku z faktury,
- do 18,7% kwoty należności – dla faktur bez VAT.
Jak przygotować firmę do KSeF?
Rekomendowane działania:
- Identyfikacja miejsc i osób wystawiających faktury w firmie,
- Mapowanie procesów i powiązań systemowych (FK, ERP, CRM),
- Ustalenie zasad obiegu dokumentów,
- Dostosowanie oprogramowania do wymogów KSeF,
- Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za wysyłkę i odbiór faktur,
- Ustalenie zasad komunikacji z klientami i kontrahentami.
Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu KSeF?
Wspieramy firmy w przygotowaniu procesów, procedur oraz konfiguracji niezbędnych do bezpiecznego wejścia w KSeF.
Jeśli chcesz przygotować swoje przedsiębiorstwo do zmian – zapraszamy do kontaktu.
