KSeF

Iwona Naumczyk - 31 sierpnia 2025

1 lutego 2026 r. to oficjalna data startu obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Jednak – zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT z 5 sierpnia 2025 r. – przepisy będą wprowadzane etapowo i z przewidzianymi wyjątkami.

Kiedy obowiązek wejdzie w życie?

• od 1 lutego 2026 r. – dla podatników, u których wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podatników.

Odroczenie terminu KSeF

Ustawodawca przewidział dodatkowe ułatwienie dla najmniejszych przedsiębiorców. Podatnicy, u których sprzedaż miesięczna (udokumentowana fakturami) nie przekroczy 10 000 zł brutto, w okresie od 1 kwietnia do 31 grudnia 2026 r. będą mogli nadal wystawiać faktury:

• w formie elektronicznej (poza KSeF) lub papierowej.

Ponadto, w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2026 r., podatnicy będą mogli korzystać z:

• faktur wystawianych z kas rejestrujących (elektronicznych i papierowych),
• paragonów fiskalnych uznanych za faktury.

Wyłączenia z obowiązku KSeF

Nie wszyscy podatnicy i nie wszystkie transakcje będą objęte obowiązkiem e-fakturowania. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek nie będzie dotyczył m.in.:

1. Podatników:
   • bez siedziby i stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce,
   • posiadających stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale nieuczestniczące w danej transakcji,
   • korzystających z procedur szczególnych (MOSS, OSS, procedura przewozu okazjonalnego, SOTI),
   • zwolnionych podmiotowo z VAT (art. 113a ust. 1).
2. Transakcji na rzecz konsumentów (B2C).
3. Usług dokumentowanych biletami jednorazowymi (np. przejazdy autostradą, kolej, promy, linie lotnicze).
4. Wybranych usług zwolnionych z VAT (np. określone usługi finansowe i ubezpieczeniowe).

W takich przypadkach przedsiębiorca nadal będzie mógł wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe.

KSeF a Faktury dla konsumentów – decyzja podatnika

Nowelizacja przewiduje możliwość wystawienia e-faktury również na rzecz konsumenta. Wystawca zdecyduje, czy faktura zostanie wystawiona w KSeF, czy w dotychczasowej formie.
Kluczowe zasady:

• fakturę dla konsumenta wystawia się na jego żądanie,
• podatnik będzie musiał zapewnić konsumentowi dostęp do dokumentu w KSeF lub wydać e-fakturę poza systemem,
• zgoda konsumenta na wystawienie e-faktury nie będzie wymagana.

KSeF – Co to oznacza w praktyce?

• Duże firmy muszą przygotować się na start KSeF już od 1 lutego 2026 r.
• Mali podatnicy z niskimi obrotami zyskają dodatkowy czas – do końca 2026 r.
• Wybrane branże i transakcje (np. transport, usługi zwolnione, sprzedaż B2C) będą objęte wyjątkiem.

Podsumowanie

Obowiązek korzystania z KSeF stanie się faktem w 2026 r., jednak ustawodawca przewidział okresy przejściowe i wyjątki. Warto już dziś przeanalizować:

• czy Twoja firma wchodzi w próg 200 mln zł sprzedaży,
• czy korzystasz z procedur szczególnych lub zwolnień,
• jak przygotować systemy księgowe i fakturowe do pracy z KSeF.

👉 Skontaktuj się z nami – pomożemy dostosować procesy księgowe i IT w Twojej firmie do nowych wymogów KSeF.