Inwentaryzacja ciągła
Iwona Naumczyk - 31 sierpnia 2023
Inwentaryzacja ciągła to inwentaryzacja polegająca na rozłożeniu czynności inwentaryzacyjnych w czasie i sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu zapasów w ciągu 2 lat.
Określenie “w ciągu” wskazuje, że spisu z natury może odbyć się zarówno na dowolny dzień, jak i stopniowo na przestrzeni 2 lat. Należy pamiętać, aby w tym wskazanym w ustawie o rachunkowości okresie, zostały zainwentaryzowane wszystkie zasoby danego składnika majątkowego objęte tym rodzajem inwentaryzacji.
W tym celu przygotowuje się harmonogram przeprowadzenia inwentaryzacji, który obejmuje daty i zakres spisu poszczególnych składników zapasów. Takie podejście potwierdza stanowisko w sprawie inwentaryzacji zapasów.
Z pkt 79 tego stanowiska wynika, że wykorzystując zapis ustawy o rachunkowości o tym, że zapasy przechowywane na strzeżonych składowiskach i objęte ilościowo-wartościową ewidencją księgową mogą być inwentaryzowane na dowolne daty, pod warunkiem, że nastąpi to co najmniej raz w ciągu 2 lat, możliwe jest dokonywanie spisu z natury metodą inwentaryzacji ciągłej.
W ww. stanowisku wymieniono także dodatkowe warunki, jakie musi spełnić jednostka, aby mogła stosować inwentaryzację ciągłą zapasów drogą spisu z natury.
Warunki uprawniające do przeprowadzenia inwentaryzacji ciągłej prezentujemy poniżej w formie checklisty.
Lista kontrolna warunków uprawniających do przeprowadzenia
inwentaryzacji ciągłej zapasów
| Lp. | Czynność podlegająca sprawdzeniu/wykonaniu | TAK | NIE | UWAGI |
| 1. | Czy w jednostce zapasy znajdują się w strzeżonych składowiskach i są objęte ewidencją ilościowo-wartościową? | ⃞ | ⃞ | |
| 2. | Czy bieżąca ewidencja ilościowo-wartościowa zapasów prowadzona jest w sposób umożliwiający wiarygodne ustalenie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych na każdy dzień spisu? | ⃞ | ⃞ | |
| 3. | Czy jednostka posiada regulacje wewnętrzne normujące szczegółowo przebieg inwentaryzacji ciągłej? | ⃞ | ⃞ | |
| 4. | Czy w jednostce występuje podział na pola spisowe umożliwiające przeprowadzenie czynności spisowych w ciągu jednego dnia i czy następuje aktualizacja informacji o zapasach na tych polach? | ⃞ | ⃞ | |
| 5. | Czy jednostka posiada stale aktualizowany harmonogram spisu, który ma charakter poufny? | ⃞ | ⃞ | |
| 6. | Czy jednostka przeprowadza terminowo i kompletnie spis z natury zapasów zgodnie z harmonogramem? | ⃞ | ⃞ |
Należy pamiętać, że w myśl stanowiska w sprawie inwentaryzacji zapasów, harmonogram spisu z natury przeprowadzanego w sposób ciągły powinien mieć charakter poufny, co oznacza, że nie powinien być znany osobom odpowiedzialnym za zapasy. Harmonogram ten ma zapewnić objęcie spisem wszystkich zapasów z częstotliwością określoną w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem okresów, gdy zapasy są najniższe. Ma on w tym przypadku charakter ramowy (określa się miesiąc lub kwartał, na który przypada spis z natury danego składnika zapasów), natomiast decyzje o ścisłych terminach spisu poszczególnych składników zapasów zapadają w zależności od zaistnienia warunków dogodnych do dokonania spisu (np. niskie stany zapasów). Z pkt 80 ww. stanowiska wynika ponadto, że przeprowadzaniem inwentaryzacji ciągłej zajmuje się zazwyczaj powołana przez kierownika jednostki stała komórka inwentaryzacyjna, o uprawnieniach komisji inwentaryzacyjnej, będąca zarazem zespołem spisowym. Do jej zadań należą:
- opracowanie i aktualizacja harmonogramu inwentaryzacji ciągłej zapasów i jego przestrzeganie,
- dokonywanie spisów z natury według zasad przewidzianych dla inwentaryzacji okresowej (por. pkt 44-78 stanowiska),
- wstępne rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych i przedstawienie stosownych wniosków kierownikowi jednostki, który podejmuje ostateczną decyzję co do sposobu rozliczenia, co następuje według wyjaśnień zawartych w pkt 81-111 stanowiska.
