Audyt – wybór audytora
Iwona Naumczyk - 3 października 2017
Audyt – termin wyboru audytora
Audyt sprawozdania finansowego – obowiązkowy lub dobrowolny – ustawa o rachunkowości nie definiuje ani terminu wyboru audytora ani terminu zwarcia umowy o badanie sprawozdania finansowego. Niemniej jednak firma powinna zawrzeć umowę o badanie sprawozdania finansowego musi być zawarta na tyle wcześnie, aby umożliwić firmie audytorskiej udział w inwentaryzacji znaczących aktywów.Brak możliwości uczestnictwa biegłego rewidenta. Brak możliwości uczestnictwa przez audytora w inwentaryzacji może spowodować wydanie opinii z skutkować wydaniem opinii z zastrzeżeniami lub odmową wydania jakiejkolwiek opinii.
Audyt – kto dokonuje wyboru audytora
Wyboru firmy audytorskiej (biegłego rewidenta – imiennie) nie może dokonać kierownik jednostki, to zadanie należy do organu, który zatwierdza sprawozdanie finansowe jednostki.
W przypadku złamania tej zasady – umowa z mocy prawa jest nieważna.
Jest to co do zasady właściciel przedsiębiorstwa lub odpowiednio do rodzaju przedsiębiorstwa:
* walne zgromadzenie (sp. akcyjna / komandytowo akcyjna),
* zgromadzenie wspólników (sp. z o. o.),
* wspólnicy ( sp. Komandytowa / jawna / partnerska / cywilna) lub
* inny organ wyznaczony w statucie / umowie (w spółkach kapitałowych)– na przykład rada nadzorcza lub komisja rewizyjna
Audyt – jak dokonać wyboru audytora
Przy wyborze audytora możemy kierować się wpisem na listę firm audytorskich, którą prowadzi Krajowa Rada Biegłych Rewidentów (opublikowana jest na stronie Polskiej Izby Biegłych Rewidentów https://www.pibr.org.pl/pl/firmy-audytorskie). Zawiera podstawowe informacje na temat poszczególnych firm.
Firma przeprowadzająca audyt finansowy (oraz osoby jakkolwiek związane z osobą przeprowadzającą badanie) powinna być niezależna oraz bezstronna wobec jednostki, z którą współpracuje !
Audyt – niezależny i bezstronny audytor
* posiadać udziałów w instrumentach finansowych jednostki której dotyczy audyt lub innej powiązanych z nią jednostkach,
* występować w jakichkolwiek stosunkach powodujących konflikt interesów,
* uczestniczyć w prowadzeniu / sporządzaniu dokumentacji księgowej w czasie obejmującym badany okres lub w czasie przeprowadzanego badania,
* mieć udziału w podejmowaniu decyzji i zarządzaniu daną jednostką,
* świadczyć usług mających wpływ na sprawozdanie finansowe (innych niż samo badanie),
* być osobą, która nie jest w stanie sporządzić niezależnego i bezstronnego sprawozdania z przeprowadzanego badania.
Powyższe zasady zasady niezależności odnoszą się również, odpowiednio, do kluczowych biegłych rewidentów, innych pracowników firm audytorskich uczestniczących w przeprowadzaniu badania sprawozdania finansowego, a także do osób blisko z nimi związanych. Przeprowadzenie badania sprawozdania finansowego z naruszeniem ustawowych warunków niezależności jest nieważne z mocy prawa
Audyt – jak udokumentować wybór firmy audytorskiej
Uchwała podjęta w formie pisemnej
OSOBĄ ZOBOWIĄZANĄ DO ZAWARCIA UMOWY JEST KIEROWNIK JEDNOSTKI czyli:
* ZARZĄD – sp. akcyjna i sp. z o o.,
* KOMPLEMENTARIUSZE REPREZENTUJĄCY SPÓŁKĘ (PROWADZĄCY JEJ SPRAWY) – sp. komandytowa i sp. komandytowo-akcyjna
* WSPÓLNICY REPREZENTUJĄCY SPÓŁKĘ (PROWADZĄCY JEJ SPRAWY) – sp. jawna i sp. cywilna,
* WSPÓLNICY REPREZENTUJĄCY SPÓŁKĘ (PROWADZĄCY JEJ SPRAWY) LUB ZARZĄD – sp. partnerska
* w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą – ta osoba.
Nie mają w tym przypadku pełnego zastosowania umowa, statut spółki i zasady zawarte w KRS.
Gdy mamy do czynienia z wieloosobowym organem zarządzającym, kierownikiem jednostki uznaje się wszystkich jego członków.
PEŁNOMOCNIK NIE MA UPRAWNIEŃ DO ZAWIERANIA TEGO TYPU UMÓW.
Audyt – elementy umowy
* obowiązki stron umowy ( jednostki i firmy audytorskiej),
* adnotację odnośnie terminów (termin przekazania kompletu dokumentów do badania, termin samego badania i termin wydania sprawozdania z przeprowadzonego audytu)
* wyszczególnienie (imienne wskazanie) osób upoważnionych do wglądu/odbioru wyniku końcowego badania,
* określenie cen (brutto/netto) oraz terminu i sposobu płatności,
* warunki podwyższenia wynagrodzenia (np. w przypadku dodatkowych czynności niezawartych w umowie)
Warto zobowiązać audytora do zachowania tajemnicy zawodowej, informowania o nieprawidłowościach obecności na zgromadzeniach czy innych wymaganych czynności.
Zasadnym byłoby również zobowiązać umownie kierownika jednostki do dokonania czynności koniecznych do przeprowadzenia badania w sposób wyczerpujący, rzetelny, zgodny z prawem oraz ułatwiający pracę biegłemu rewidentowi. W umowie można również wyznaczyć konkretną osobę do stałej współpracy z biegłym rewidentem.
Audyt – minimalny i maksymalny okres umowy
* Zgodnie z ustawą o rachunkowości w przypadku badań ustawowych pierwsza umowa z konkretną firmą audytorską musi być zawarta minimalnie na okres dwóch lat. Sama decyzja o wyborze nie wymaga szczególnej formy.
* W polskim prawie nie ma ograniczeń czasowych w przypadku korzystania z usług jednego audytora. Wyjątkiem są uregulowania dotyczące jednostek zainteresowania publicznego, gdzie dany biegły rewident/firma audytorska może dokonywać badania sprawozdania finansowego przez okres nie przekraczający 5 lat. W tym przypadku ponowne badanie w tej samej jednostce może przeprowadzić po upływie 3 lat od ostatniego badania.
